1. Réunir les bonnes informations
Identifiez précisément les parties (bailleur, locataire) et l’adresse du logement loué, tels qu’ils figurent au bail. Une quittance n’est utile que si les noms et l’adresse sont exacts et cohérents avec le contrat de location.
2. Distinguer le loyer et les charges
La quittance porte le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, art. 21). Renseignez le loyer hors charges puis les charges (provision ou forfait) : le total se calcule automatiquement, et notre outil l’écrit en toutes lettres.
3. Vérifier le paiement avant d’établir la quittance
La quittance atteste un paiement : elle ne se délivre qu’une fois la somme reçue. Si le locataire n’a réglé qu’une partie, établissez un reçu (et non une quittance) pour le montant versé — l’outil bascule automatiquement et calcule le solde restant dû.
4. Dater, indiquer le mode de paiement, signer
Mentionnez la période couverte, la date et le mode de paiement (virement, chèque, espèces, prélèvement), puis signez en tant que bailleur. Ces éléments rendent la quittance claire et exploitable comme preuve de paiement.
5. Transmettre et conserver
Transmettez la quittance au locataire qui en fait la demande, gratuitement : aucun frais ne peut être facturé (art. 21). La transmission par e-mail est possible avec l’accord exprès du locataire. Conservez un exemplaire : quittances, bail et preuves de paiement se gardent pendant la location, puis trois ans.