En bref
La méthode d’encaissement s’articule autour de trois temps : recevoir le paiement, en attester par une quittance gratuite distinguant loyer et charges (art. 21), et consigner l’opération. En cas de paiement partiel, on délivre un reçu.
Cadrer les modalités de paiement dès le bail
Le montant du loyer, la date d’exigibilité et le moyen de paiement sont fixés au bail. Le virement automatique fiabilise l’encaissement. Le bailleur ne peut pas imposer de mode de paiement pénalisant, et ne peut facturer aucun frais pour l’émission de l’avis d’échéance ou de la quittance.
De l’encaissement à la quittance
Une fois le loyer reçu, l’article 21 de la loi n° 89-462 impose de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui la demande, « en distinguant le loyer et les charges ». Attester le paiement au moment où il intervient garde le suivi à jour.
Gérer les paiements partiels
Si le locataire ne verse qu’une partie du loyer, le bailleur délivre un reçu pour la somme reçue. Le solde restant dû est ainsi clairement identifié, sans que la période soit considérée comme soldée.
Consigner chaque opération
- Noter la date et le montant de chaque encaissement.
- Associer une quittance à chaque loyer intégralement payé.
- Émettre un reçu pour tout paiement partiel.
- Séparer clairement loyer et provisions de charges.
Outiller ou déléguer l’encaissement
Notre générateur gratuit produit automatiquement quittance ou reçu selon le montant réglé. Pour un parc plus important, une gestion locative peut assurer l’encaissement, l’émission des quittances et les relances.
Vous préférez déléguer l’encaissement et le quittancement de vos loyers ?
Déléguer avec AD Gestion →Questions fréquentes
Faut-il émettre la quittance avant ou après l’encaissement ?
Après. La quittance atteste un paiement déjà réalisé ; elle ne peut porter que sur un loyer effectivement encaissé.
Peut-on facturer des frais de traitement du paiement ?
Non. Aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire (art. 21).
Cette page est fournie à titre d'information générale et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. La quittance ou le reçu généré est un document indicatif à compléter, signer et conserver.