En bref
Les quittances servent de preuve d’encaissement et alimentent le suivi comptable du bailleur : distinction loyer/charges (art. 21) utile à la régularisation (art. 23), et conservation pendant la durée de la location plus trois ans (F19134).
La quittance comme preuve d’encaissement
Chaque quittance de loyer atteste qu’un loyer a été payé pour une période donnée. Classées dans l’ordre, les quittances forment un journal des encaissements qui documente la régularité des paiements sur toute la vie du bail.
Distinguer loyer et charges pour la comptabilité
L’article 21 impose de distinguer le loyer et les charges sur la quittance. Cette ventilation n’est pas qu’une formalité : elle sert de base au suivi des provisions de charges et à leur régularisation annuelle (art. 23), en séparant clairement les deux flux.
| Poste | Suivi comptable |
|---|---|
| Loyer | Revenu locatif de la période |
| Provisions de charges | Avances à régulariser une fois par an |
| Paiement partiel | Constaté par reçu, solde restant dû |
Combien de temps conserver les quittances
Le service-public recommande de conserver les quittances et justificatifs pendant la durée de la location, puis trois ans après son terme (F19134). Ce délai fait écho à la prescription de trois ans des actions dérivant du bail (art. 7-1).
Quittances et déclaration des revenus fonciers
Les quittances aident à retrouver le montant des loyers encaissés, utile au moment de déclarer ses revenus. Le calcul de l’imposition proprement dit relève d’un outil dédié à la fiscalité des loyers, que ce guide ne traite pas.
Structurer ou déléguer le suivi
Notre générateur produit des quittances homogènes, faciles à archiver. Une gestion locative peut aussi tenir ce suivi et fournir des états récapitulatifs des encaissements.
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La quittance est-elle un document comptable officiel ?
C’est avant tout une preuve d’encaissement remise au locataire. Elle alimente utilement le suivi du bailleur, sans se substituer à ses obligations déclaratives.
Faut-il garder les quittances après le départ du locataire ?
Oui. Il est conseillé de les conserver durant la location puis trois ans après la fin du bail (F19134).
Cette page est fournie à titre d'information générale et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. La quittance ou le reçu généré est un document indicatif à compléter, signer et conserver.