En bref
La régularisation des charges est l’opération annuelle qui compare les provisions versées par le locataire aux charges récupérables réellement engagées et justifiées. Selon le résultat, un complément est réclamé ou un trop-versé restitué (loi n° 89-462, art. 23).
Définition
La régularisation des charges est l’opération par laquelle le bailleur compare, une fois par an, les provisions versées par le locataire aux charges récupérables réellement engagées. C’est le moment de vérité du mécanisme de provisions : elle solde l’écart entre ce qui a été avancé et ce qui était réellement dû.
Ce que dit la loi
L’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit que les charges récupérables, dont la liste est fixée par décret, donnent lieu à des provisions faisant l’objet d’une régularisation annuelle. Seules les charges effectivement prévues par le décret n° 87-713 et justifiées peuvent être récupérées.
| Situation | Conséquence |
|---|---|
| Provisions > charges réelles | Trop-versé restitué au locataire |
| Provisions < charges réelles | Complément réclamé au locataire |
| Provisions = charges réelles | Aucun ajustement |
Le rôle des justificatifs
La régularisation suppose que le bailleur puisse justifier les dépenses récupérées. Le locataire peut demander à en vérifier le détail. Sans justificatif, une charge ne peut être valablement mise à sa charge : c’est la contrepartie du mécanisme de provisions défini à l’article 23.
Lien avec la provision pour charges
La régularisation est indissociable de la provision pour charges : la provision est l’avance mensuelle, la régularisation en est l’ajustement annuel. Les deux forment un cycle. Ce mécanisme se distingue du forfait de charges (art. 25-10) qui, lui, est fixe et ne donne lieu à aucune régularisation.
Impact sur la quittance
Sur la quittance, les charges apparaissent distinguées du loyer (art. 21). La régularisation ne modifie pas ce principe : elle ajuste seulement, en fin de période, le montant réellement dû au titre des charges provisionnées mois après mois.
En pratique
Le suivi des provisions et de leur régularisation demande de la rigueur. Notre générateur produit des quittances distinguant loyer et charges ; pour piloter le calcul annuel des charges et leur justification, la gestion locative prend en charge l’ensemble.
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Découvrir la gestion locative →Questions fréquentes
À quelle fréquence a lieu la régularisation des charges ?
Une fois par an. L’article 23 prévoit que les provisions pour charges récupérables font l’objet d’une régularisation annuelle sur la base des dépenses réelles justifiées.
Le locataire peut-il être remboursé après régularisation ?
Oui. Si les provisions versées ont dépassé les charges réellement dues, le trop-versé lui est restitué.
Le bailleur doit-il justifier les charges régularisées ?
Oui. Seules les charges récupérables prévues par décret et justifiées peuvent être mises à la charge du locataire, qui peut en demander le détail.
Cette page est fournie à titre d'information générale et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. La quittance ou le reçu généré est un document indicatif à compléter, signer et conserver.