En bref
La régularisation des charges (art. 23) se déroule en étapes : totaliser les provisions versées, établir les charges réelles récupérables, comparer, puis solder l’écart (remboursement ou complément).
Vue d’ensemble
La régularisation confronte, au moins une fois par an, les provisions encaissées et les charges réellement récupérables. L’article 23 de la loi n° 89-462 en pose le principe. Décomposée, l’opération suit quelques étapes claires, dans lesquelles les quittances mensuelles jouent un rôle de trace.
Étape 1 — Totaliser les provisions versées
La première étape consiste à additionner les provisions de charges versées sur la période. C’est ici que les quittances mensuelles sont utiles : chacune distingue le loyer et la provision de charges (art. 21), ce qui permet de reconstituer facilement le total encaissé. Notre générateur produit ces quittances détaillées automatiquement.
Étape 2 — Établir les charges réelles récupérables
Le bailleur détermine ensuite le montant des charges réellement engagées et récupérables sur la période. Seules les charges autorisées par le décret peuvent entrer dans le calcul ; les autres restent à sa charge. Nous ne reproduisons pas cette liste : voir le guide où trouver la liste officielle.
Étape 3 — Comparer et solder l’écart
- Provisions supérieures aux dépenses : le trop-perçu est remboursé au locataire.
- Provisions inférieures aux dépenses : un complément est appelé.
- Équilibre : aucun ajustement n’est nécessaire.
Le solde éventuel (remboursement ou complément) vient ajuster la situation. Un complément appelé sera, lui aussi, tracé par un document de paiement. Le mécanisme d’ensemble est décrit dans le guide régularisation annuelle des charges.
Conserver les justificatifs
Les actions dérivant du bail se prescrivent par 3 ans (article 7-1). Conserver ses quittances et justificatifs sur une durée adaptée — l’usage recommandé étant la durée de la location, puis 3 ans après son terme — permet de retrouver, si besoin, le total des provisions versées et de vérifier une régularisation.
Simplifier le suivi
Générer des quittances claires chaque mois est la meilleure façon de préparer la régularisation sans stress. Avec notre outil, la provision est toujours distinguée du loyer, ce qui rend l’étape 1 immédiate.
La régularisation vous prend trop de temps ? Confiez-la à un professionnel.
Découvrir la gestion locative →Questions fréquentes
Par quoi commence la régularisation des charges ?
Par le total des provisions versées sur la période, que les quittances mensuelles permettent de reconstituer facilement.
Toutes les dépenses entrent-elles dans le calcul ?
Non. Seules les charges récupérables, fixées par le décret n° 87-713, entrent dans la régularisation. Les autres restent à la charge du bailleur.
Combien de temps conserver les justificatifs ?
Les actions liées au bail se prescrivent par 3 ans (art. 7-1). L’usage recommandé est de conserver ses quittances pendant la durée de la location, puis 3 ans après.
Cette page est fournie à titre d'information générale et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. La quittance ou le reçu généré est un document indicatif à compléter, signer et conserver.