En bref
La régularisation annuelle (art. 23) compare les provisions de charges encaissées aux charges réellement récupérables sur l’année. L’écart donne lieu à un complément ou à un remboursement.
Le principe de la régularisation
En location vide, le locataire verse chaque mois une provision sur charges, c’est-à-dire une estimation. L’article 23 de la loi n° 89-462 impose ensuite une régularisation au moins annuelle : le bailleur additionne les provisions encaissées sur la période et les compare aux charges réellement récupérables. L’objectif est simple : que le locataire paie ce qu’il doit, ni plus, ni moins.
Deux issues possibles
- Trop-perçu : les provisions dépassent les dépenses réelles, le bailleur rembourse la différence.
- Complément : les provisions sont insuffisantes, le bailleur appelle le solde manquant.
- Équilibre : provisions et dépenses coïncident, rien à ajuster.
Ce mécanisme distingue la provision du forfait, qui reste fixe et ne se régularise jamais. La comparaison des deux régimes est détaillée dans notre guide provision ou forfait de charges.
Ce qui entre dans la régularisation
Seules les charges récupérables, c’est-à-dire celles que la loi autorise à faire supporter au locataire, entrent dans le calcul. Leur liste est fixée par décret et ne peut être étendue librement. Nous ne la reproduisons pas ici : reportez-vous au guide où trouver la liste officielle.
Le rôle des quittances dans la régularisation
La régularisation suppose de savoir combien de provisions ont été versées. C’est précisément ce que tracent les quittances mensuelles, qui distinguent le loyer et les charges. Conserver ces quittances, côté locataire comme côté bailleur, facilite grandement le contrôle au moment de la régularisation.
Générer chaque mois une quittance claire, avec provision de charges identifiée, se fait en quelques secondes avec notre outil. Vous disposez ainsi d’un historique fiable des sommes appelées.
Prescription : combien de temps peut-on agir
Les actions dérivant du contrat de location, y compris celles portant sur les charges, se prescrivent par 3 ans (article 7-1 de la loi n° 89-462). Passé ce délai, une somme non réclamée ne peut plus, en principe, être exigée. Conserver ses justificatifs sur cette durée est donc prudent : la recommandation d’usage est de garder ses quittances pendant la durée de la location, puis 3 ans après son terme.
La régularisation des charges vous prend du temps chaque année ? Déléguez-la.
Découvrir la gestion locative →Questions fréquentes
À quelle fréquence doit-on régulariser les charges ?
La régularisation intervient au moins une fois par an, conformément à l’article 23 de la loi n° 89-462.
Que se passe-t-il si le locataire a trop payé ?
Le trop-perçu doit lui être remboursé : la régularisation ajuste les provisions versées aux charges réellement récupérables.
Combien de temps peut-on réclamer un rappel de charges ?
Les actions liées au bail se prescrivent par 3 ans (art. 7-1). Au-delà, une somme non réclamée ne peut plus, en principe, être exigée.
Cette page est fournie à titre d'information générale et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. La quittance ou le reçu généré est un document indicatif à compléter, signer et conserver.